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Cómo hacer un certificado de trabajo, paso a paso

Emitir un certificado de trabajo toma diez minutos y es una obligación legal gratuita. Esta guía es el procedimiento completo: de dónde sacar cada dato, quién puede firmar, cómo entregarlo y qué errores obligan a rehacerlo.

Quién lo emite y quién puede firmarlo

El certificado de trabajo lo emite la empresa, nunca el trabajador. Eso parece obvio y sin embargo es el error más frecuente en las microempresas: se entrega un texto que el propio trabajador firmó, y no acredita nada.

Pueden firmarlo, según cómo esté organizada la empresa:

  • El representante legal, que es la firma que nadie discute.
  • El jefe o responsable de Talento Humano o Recursos Humanos.
  • El gerente o administrador con facultad para representar a la empresa.
  • En un negocio unipersonal, el propietario, con su RUC.

Lo que no funciona es la firma de un compañero de área, de un supervisor sin representación o de alguien que ya no trabaja allí. Si quien conoce el caso no es quien puede firmar, lo habitual es que redacte el texto y lo firme quien corresponde.

Vale la pena recordar el marco: no es un favor. El artículo 42 numeral 7 del Código del Trabajo obliga al empleador a dar gratuitamente al trabajador los certificados relativos a su trabajo cuantas veces los solicite, y a conferir uno al terminar la relación. Negarse, cobrar o condicionarlo no corresponde.

De dónde sale cada dato (y por qué hay que verificarlo)

Un certificado se rehace, sobre todo, por datos mal copiados. Estas son las fuentes correctas de cada uno:

  • Nombres y cédula: del contrato o del registro del IESS, no de la memoria ni del correo del trabajador. Un dígito cambiado lo inutiliza para cualquier trámite formal.
  • Fechas de ingreso y salida: del aviso de entrada y salida del IESS o del contrato y el acta de finiquito. Deben ser exactas, con día, mes y año.
  • Cargo: el que consta en el contrato y en sus adendas. Si hubo promociones, se enumeran los cargos con sus períodos: «auxiliar de bodega de [fecha] a [fecha] y jefe de turno de [fecha] a [fecha]». Eso es lo que el artículo llama «la clase o clases de trabajo».
  • Modalidad de contrato: indefinido, a plazo, por obra, eventual, ocasional, por horas o pasantía. Sale del contrato registrado.
  • Remuneración: la del rol de pagos, no la pactada si cambió. Cuando el certificado se emite al terminar la relación, la norma menciona los sueldos percibidos.
  • Funciones: del descriptivo del cargo, resumidas en dos o tres líneas. No se copia el manual entero.

Media hora revisando estos seis puntos ahorra la segunda emisión, que es lo que de verdad cuesta tiempo.

Cómo se redacta: estructura de cinco bloques

1 · Encabezado. Membrete con razón social, RUC y dirección. Debajo, centrado, el título «CERTIFICADO DE TRABAJO». Después, ciudad y fecha de emisión.

2 · Destinatario. «A quien interese» es lo estándar y lo más útil, porque sirve para cualquier trámite. Solo se dirige a una entidad concreta si esa entidad lo exige.

3 · Cuerpo. Un párrafo con los hechos: quién certifica, sobre quién, desde cuándo hasta cuándo, en qué cargo, bajo qué modalidad y con qué remuneración. Un segundo párrafo con las funciones principales.

4 · Cierre. Una línea que diga que se confiere a petición del interesado, conforme al artículo 42 numeral 7 del Código del Trabajo, para los fines que estime convenientes. Citar el artículo no es formalismo vacío: le dice a quien lo recibe que el documento se emitió por obligación legal y no como favor personal.

5 · Firma. Nombre completo de quien firma, su cargo, la razón social y un teléfono o correo de verificación.

El tono es neutro y descriptivo de principio a fin. Un certificado no elogia ni critica: los elogios pertenecen a una carta de referencia y las críticas no pertenecen a ningún lado.

Firma, sello y formato del archivo

Firma manuscrita o electrónica. Las dos valen. La firma electrónica tiene la misma validez jurídica que la manuscrita cuando cumple los requisitos de la Ley de Comercio Electrónico, y además facilita la verificación porque el PDF conserva el certificado digital.

El sello es costumbre, no requisito. Ninguna norma lo exige, pero en trámites presenciales todavía se pide, y ponerlo no cuesta nada. Si la empresa no tiene sello, el membrete y la firma bastan.

Entrega en PDF. Escanear a 200 o 300 ppp, en un solo archivo y derecho. Un certificado fotografiado con el celular, torcido y con sombra, se rechaza en la mitad de los trámites. Nombra el archivo con el nombre del trabajador y el año.

Registro interno. La empresa hace bien en guardar copia de cada certificado emitido, con la fecha. Cuando alguien llama a verificar dos años después, esa copia es la que permite confirmar sin dudar.

Entrega y plazos razonables

Al terminar la relación laboral, lo natural es entregarlo junto con el acta de finiquito: la persona ya está en la oficina y los datos están frescos.

Durante la relación o después, entre tres y cinco días hábiles es lo razonable. El Código del Trabajo no fija un número de días para este documento, y por eso lo que sostiene un reclamo no es el retraso en sí, sino la solicitud escrita con constancia de recepción: un correo con fecha, o dos copias físicas con una sellada.

Si la empresa no responde pese a la solicitud escrita, la vía es el reclamo ante las inspectorías del Ministerio del Trabajo. Mientras tanto, el historial laboral del IESS y el acta de finiquito acreditan lo esencial para un proceso de selección.

Los errores que obligan a rehacerlo

  • Fechas imprecisas. «Durante el año 2024» no acredita tiempo de servicio. Día, mes y año.
  • Cédula o nombre mal escritos. Inutiliza el documento para cualquier trámite formal.
  • Omitir la remuneración cuando el trámite la exige. Obliga a volver a pedir.
  • Confundirlo con el acta de finiquito. El finiquito liquida lo que se debe; el certificado acredita la relación. Son documentos distintos y se pueden tener los dos.
  • Incluir opiniones o el motivo real de una desvinculación conflictiva.Convierte un documento neutro en un problema para las dos partes.
  • Firmar sin capacidad de representación. El documento existe pero no acredita.
  • Emitirlo sin membrete ni datos de contacto. Nadie puede verificarlo, y un certificado que no se puede verificar pesa poco.

Cómo se verifica un certificado después

Conviene saberlo porque explica por qué los datos tienen que ser exactos. Quien selecciona suele hacer tres cosas: llamar al teléfono de verificación que consta al pie, contrastar las fechas con el historial de aportaciones del IESS que el propio candidato aporta, y comprobar que el RUC corresponda a la razón social.

Por eso un certificado con datos inflados no sobrevive: las fechas del IESS son públicas para el afiliado y cualquier desfase salta. Y por eso también conviene que la empresa incluya un contacto real: sin él, el documento pierde fuerza aunque sea auténtico.

Si eres el trabajador y lo redactas tú

Es lo que más destraba el trámite en empresas pequeñas, y es perfectamente legítimo: tú preparas el texto, la empresa lo revisa y lo firma. Hazlo así:

  • Descarga la plantilla y llénala con tus datos verificados.
  • Imprímela en dos copias, o envíala en Word para que la peguen en su membrete.
  • Acompáñala del correo de solicitud citando el artículo 42 numeral 7: el modelo está en la guía del certificado de trabajo.
  • Revisa el documento firmado antes de retirarte: nombre, cédula, fechas, cargo y firma.

Los cinco textos según el tipo de contrato —indefinido, por obra, eventual, pasantía y trabajador activo— están en modelo de certificado de trabajo.

Cuando lo tengas, el paso útil es que esa experiencia se lea bien en tu hoja de vida y que postules a las vacantes abiertas que encajen.

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Preguntas frecuentes

¿Quién puede firmar un certificado de trabajo?
Quien tenga capacidad de representar a la empresa en ese acto: el representante legal, el jefe o responsable de Talento Humano, o el gerente o administrador. En una empresa pequeña, el dueño o el contador con poder. Lo que no vale es la firma de un compañero de área sin esa capacidad.
¿Cuánto tiempo tiene la empresa para entregarlo?
El Código del Trabajo no fija un plazo en días para el certificado que se pide durante la relación. En la práctica, entre tres y cinco días hábiles es lo razonable, y al terminar la relación se entrega junto con el acta de finiquito. Si la empresa se demora sin motivo, la solicitud escrita con acuse de recibo es la que sostiene un reclamo posterior.
¿Se puede cobrar por emitir un certificado de trabajo?
No. El artículo 42 numeral 7 del Código del Trabajo dice expresamente que los certificados se dan «gratuitamente». Cobrar por emitirlo no corresponde, ni siquiera como «costo de papelería».
¿Puede una empresa negarse a dar el certificado si el trabajador le debe algo?
No. La obligación de certificar no está condicionada a que no existan deudas ni a la firma del finiquito. Son asuntos distintos: lo que se debe se cobra por la vía que corresponda, y el certificado se entrega igual.
¿Sirve si lo emite la empresa en un correo, sin papel membretado?
Legalmente lo que importa es el contenido y la firma de quien puede emitirlo, no el papel. En la práctica, un correo suelto sin membrete ni firma se acepta poco en trámites formales. Pide el PDF firmado: es igual de rápido de producir y no genera dudas.
¿Qué pasa si la empresa ya cerró?
Nadie puede emitir el certificado, así que el sustituto es el historial laboral del IESS, que acredita con qué empleador aportaste y entre qué fechas y lo descargas tú mismo. El acta de finiquito y los roles de pago completan la prueba.

Fuentes

Actualizado el 2026-09-15. ¿Te sirvió? Mira las vacantes abiertas.